Aunque la Factura Electrónica sea una herramienta que disminuye los errores en un gran porcentaje, las PYMES especialmente siguen cometiendo los errores más comunes en su factura debido a la falta de conocimiento fiscal, la falta de un proveedor tecnológico, o un buen acompañamiento o asesoría por parte de su proveedor etc… Por esta razón, Facele te cuenta cuáles son los errores más comunes que pueden presentarse con el fin de que no los cometas en tu próxima factura.
Estos son los errores más comunes que ocurren al emitir una Facturación Electrónica:
Para que las PYMES obtengan una buena trayectoria financiera es de suma importancia que emitan de forma correcta todos sus comprobantes de ventas, ya que en ellos están claramente representadas todas sus actividades económicas y deducciones de impuestos.
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No especificar la fecha de vencimiento:
A pesar de las negociaciones o los tipos de acuerdos a los que hayas llegado con tu cliente, especialmente si son pagos a largo plazo, debes siempre incluir la fecha de vencimiento de las facturas. Cometer el error de no incluir la fecha debido a los acuerdos, podría comunicar erróneamente al cliente que le concedes fechas ilimitadas y cancelar a destiempo.
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No detallar la Factura con sus respectivos conceptos:
Muchas veces la factura se emite sin claridad, es decir, sin especificar los productos que se están vendiendo y especialmente sucede con las empresas de servicios, quienes debería incluir siempre de forma detallada los servicios prestados donde se hallen fácilmente el número de horas y su importe para evitar malos entendidos con los clientes.
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Confundir los destinatarios:
Este podría ser un error operativo común pero que implica un gran problema ya que retrasa las actividades administrativas de la empresa e incluso podría convertirse en un conflicto legal si has asegurado el cumplimiento de la cláusula de privacidad. Por lo que es indispensable prestar atención a los destinatarios de las facturas.
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No desglosar los cargos de la factura electrónica:
Es cierto que el nivel de desglose que tiene una factura depende directamente del cliente y los distintos tipos de transacción, es recomendable detallar siempre al máximo toda la información de tus facturas, donde se puedan observar el número de artículos adquiridos, los distintos impuestos como el IVA, los descuentos o promociones que aplican en la compra, los tiempos de garantía y todos los datos que puedan resultar útiles tanto para el cliente como para el vendedor.
Ya que la falta de información minuciosa en las facturas son las principales causas de los conflictos en reclamaciones y devoluciones.
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No llenar correctamente los datos:
Quizás uno de los errores más comunes en las PYMES y en todo tipo de facturación es las equivocaciones en los datos del cliente. Y estos datos son indispensables para que la factura sea válida ante las autoridades tributarias, por lo que es de suma importancia rellenar correctamente la información del emisor y el receptor.
Estos datos deben incluir el NIT, la dirección y nombres completos, la razón social de la empresa, entre otros datos. Sin embargo, es vital tener presente además la numeración de la factura pues tiene una relación directa con la relación a la fecha de creación y le asigna un valor único, por lo que ningún número de factura debe repetirse.
Y aunque estos errores son los más comunes sabemos que la facturación electrónica de una empresa hace parte de las nuevas tendencias en el régimen tributario y existen procesos que aún se desconocen, por este motivo en Facele te ofrecemos no sólo la mejor asesoría y acompañamiento en tu proceso de implementación en Colombia, sino que también contamos con un soporte de 24 horas que podrá darle solución a cualquier tipo de inconveniente. Somos el proveedor tecnológico que no te abandona.