Lo primero que debes saber sobre la facturación electrónica en Colombia, es que esta factura electrónica equivale a una factura en papel y avala la compra y venta de algún producto o servicio con la finalidad de permitirle al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos. En otras palabras, soporta las transacciones de bienes y servicios reflejando información esencial que se dictamina por medio de este intercambio. Además, es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.
Lo segundo que debes saber es que:
La factura electrónica en Colombia se constituye en dos partes:
1. La factura se crea tal cual como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
2. Luego, se procede a la firma mediante un certificado digital propiedad del emisor que cifra el contenido de la factura y posteriormente se añaden los sellos digitales correspondiente que validan y certifican los procesos.
¿Qué nos garantiza estos procesos de facturación electrónica en Colombia?
1. Estos procesos nos permite verificar la validez de la información, es decir, otorga autenticidad al reconocer que la persona física o jurídica es quien dice ser.
2. La integridad del contenido de la factura, esto significa, que dicho contenido no ha sido alterado de ningún modo.
Lo tercero que debes saber es que estos documentos tienen unas condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación de acuerdo con el agente regulador del país, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), . Y por lo tanto, es de suma importancia para todas las empresas colombianas contar con ello.
Además la DIAN afirma que los proveedores de servicios y productos tienen hasta 48 horas para emitir una facturación que compruebe la adquisición de uno de estos productos o servicios, es por esta razón que esta organización colombiana constata la emisión de facturas electrónicas bajo cierta reglamentación entre las cuales se encuentra:
- El formato estándar de generación de facturas en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
- Otros formatos estándar relacionados con el proceso son las notas de débito y crédito mediante las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas. Dichos formatos también son en formato estándar XML y UBL V2.0 e igualmente son obligatorios.
- También usan un complemento conocido como firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad y no rechazo de la factura electrónica emitida.
- Para quienes no reciben el formato estándar de la factura se expide una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
Beneficios de la Factura Electrónica en Colombia:
Son muchos los beneficios que tiene la facturación electrónica, y una de ellas está a la vista de las nuevas generaciones y su compromiso con el cambio climático, puesto que la factura electrónica permite dejar el uso del papel y se convierte en un sistema ahorrativo de material que pueden resultar contaminantes y perjudiciales. Sin embargo, existen muchísimos más beneficios tanto para tu empresa, como para el entorno económico del país.
Veamos alguno de los beneficios de facturar electrónicamente:
- La información es más rápida, tanto el envío como la recepción son mucho más inmediatas y ahorra tiempo.
- También ahorra en el gasto de papelería evitando costos que suman en grandes cantidades por largos periodos de tiempo.
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
- Menor probabilidad de falsificación y mayor seguridad al evitar terceros y una comunicación directa con el cliente.
- Agilidad en la localización de información.
- Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Reducción de costes.
- Mejora de la eficiencia.
- Aumenta la seguridad documental.
- Reducción en tiempos de gestión.
- Mayor agilidad en la toma de decisiones.
Finalmente responderemos a la pregunta de ¿Quiénes pueden generar facturas electrónicas en Colombia?
Existen dos caminos diferentes para responder a dicho cuestionamiento, el primero de ellos es a través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar, o el segundo podría ser por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.
Esto requiere de unos actores que fueron estipulados por el agente regulador del país:
1. Facturador electrónico.
2. Adquiriente.
3. Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN como lo es Facele Colombia.
Y para tener en cuenta, recuerde que el parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero del año 2019.
Como puede constatar, la factura electrónica es un modelo que de a poco toma mayor lugar en el mundo, y es turno de Colombia para prepararse en estos temas tributarios. Es por esta razón que Facele llegó al país para ayudarte y convertirse en tu socio en favor del crecimiento por medio de valores, seguridad, y eficiencia con los sistemas que disponemos en el mercado para que tu empresa pueda facturar electrónicamente en Colombia como lo dictamina la ley.