¿Debes facturar electrónicamente y no sabes por dónde empezar?
En esta guía definitiva aprenderás todo lo que necesitas para cumplir con la normatividad vigente en Colombia, evitar sanciones y aprovechar los beneficios de la transformación digital tributaria.
Descubre aquí todos los grupos obligados a emitir factura electrónica
Obligaciones generales del facturador electrónico
A continuación, te presentamos los 6 pasos clave para cumplir correctamente con las obligaciones de facturación electrónica en Colombia, según la normativa vigente:
1. Inscribirse en el RUT con responsabilidad 52
Debes asegurarte de tener el código 52 – Facturador Electrónico en tu RUT.
Este es el primer paso para habilitarte ante la DIAN.
Aplica para:
✅ Contribuyentes responsables del IVA
✅ Responsables del Impuesto al Consumo
✅ Empresas del régimen común
✅ Nuevos negocios gravados
👉 Guía paso a paso para registrar la responsabilidad 52
2. Adoptar un sistema de facturación electrónica autorizado
Puedes hacerlo a través de tres vías:
- Software propio habilitado ante la DIAN
- Software gratuito de la DIAN (limitado en funciones)
- Proveedor tecnológico autorizado (PTA) como nosotros, que incluya:
✅ Validación previa
✅ Envío automático a la DIAN y al cliente
✅ Almacenamiento legal de los documentos
✅ Soporte en actualizaciones normativas
Con Facele evitas errores técnicos y cumples con los requisitos en menos tiempo.
3. Habilitación como facturador ante la DIAN
Una vez tengas la responsabilidad 52, debes completar el proceso de habilitación en la plataforma DIAN:
- Registrar tu software o proveedor
- Realizar pruebas de emisión válidas
- Recibir aprobación como facturador autorizado
🔗 Accede al servicio informático de habilitación de facturadores de la DIAN
4. Gestionar la recepción de documentos electrónicos
Como adquirente, tienes obligaciones frente a las facturas que recibes electrónicamente. Estas acciones determinan su validez jurídica, contable y tributaria.
Eventos electrónicos clave:
| Evento |
Código |
Descripción |
| Recepción |
030 |
El comprador confirma que recibió la factura |
| Aceptación expresa |
032 |
El comprador valida y acepta la factura |
| Rechazo |
031 |
El comprador rechaza el doumento por errores |
La aceptación expresa o tácita es indispensable si deseas usar la factura como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables.
5. Emitir y reportar la Nómina Electrónica
Desde 2021, los empleadores deben emitir documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual debe ser:
- Transmitido a la DIAN mensualmente
- Validado por la DIAN para poder deducir nómina en el Impuesto de Renta
- Coherente con lo reportado en PILA, UGPP y Seguridad Social
⚠️ Inconsistencias pueden generar fiscalizaciones o sanciones laborales.
6. Cumplir con los plazos y almacenamiento legal
Toda factura debe ser:
- Validada previamente por la DIAN (en segundos)
- Enviada al cliente electrónico al momento de la emisión
- Almacenada digitalmente por mínimo 5 años
- Conservada con firma digital que garantice su autenticidad
¿Qué pasa si no cumples con estas obligaciones?
Estas son las principales sanciones por incumplimiento, según el Estatuto Tributario:
| Incumplimiento | Sanción |
| No facturar | Multa de hasta el 1% de los ingresos no facturados (Art. 651) |
| Facturar sin validación previa | Equivale a no facturar |
| No emitir nómina electrónica | No se aceptan costos laborales como deducibles |
| No aceptar facturas electrónicas | Imposibilidad de descontar IVA o deducir gastos |
| Incumplimientos reiterados | Cierre del establecimiento |
Casos prácticos de uso (2025)
📌 Empresa de tecnología B2B:
Debe emitir facturas electrónicas con responsabilidad 52. Si compra licencias de software, solo podrá deducir el gasto si las facturas fueron aceptadas electrónicamente.
📌 Tienda minorista con punto de venta:
Debe emitir Factura POS electrónica, con conexión directa a la DIAN, incluso para pagos en efectivo.
📌 Emprendedor independiente:
Aunque facture poco, si es responsable de IVA o consumo, debe habilitarse y emitir facturas válidas electrónicamente.
Tips para cumplir con la facturación electrónica sin errores
✅ Usa un proveedor tecnológico con soporte legal, técnico y contable
✅ Automatiza la emisión de eventos electrónicos de recepción y aceptación
✅ Sincroniza tu facturación electrónica con tu sistema contable
✅ Verifica mensualmente tu reporte de nómina
✅ Mantén actualizado tu RUT y responsabilidades tributarias
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