Todo sobre los Documentos de Soporte en la Factura Electrónica

Publicado el 24 septiembre, 2020
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Documentos de Soporte

 

Aprende Fácil con Facilito todo sobre los documentos de soporte en Colombia. De esta forma Facele le dará claridad a tus dudas sobre un documento que no es nuevo, ya existía mucho antes de la llegada de la factura electrónica, sin embargo, la DIAN ahora ha implementado un rango de numeración autorizado que facilita y mejora los procesos de validación y legalidad. 

¿Qué es el Documento de Soporte? 

El Documento de Soporte es usado para acreditar las compras de un bien o de un servicio que genera el comprador en el momento que hace alguna transacción con algún proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o algún documento equivalente. 

Es decir, este documento es generado por un comprador al momento de hacer valida una transacción por un producto o recibir algún tipo de servicio de un vendedor que no tiene obligación alguna de emitir facturas electrónicas. 

Y uno de los más grandes beneficios es documentar las operaciones cuando se realiza con proveedores no obligados a emitir facturas o documentos equivalentes y de esta forma poder soportar adecuadamente los costos, deducciones, o impuestos descontables en dichas adquisiciones. En últimas, es este documento una evidencia necesaria para hacer el soporte de tus gastos. 

¿Cuándo debe usarse el Documento de Soporte?

Según lo definido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se expide como comprador para documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables por medio de un documento que tiene las numeraciones autorizadas por la DIAN, dejando la evidencia de dicho procedimiento cuando el vendedor no está obligado a facturar.

Por lo tanto es muy importante que se entienda que son los compradores de algún bien o servicio quienes deben emitirlo.

Requisitos que tiene el Documento de Soporte

Según lo establecido por la DIAN indicados en la Resolución 00042 de 2020, estos serían los requisitos de los documentos de soporte: 

  • Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  • Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  • Debe contener los apellidos y el nombre o en su defecto la razón social junto a su número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o aquel que preste el servicio. 
  • Por su parte, si se trata de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  • Debe llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte que deben incluir el número, el rango y la vigencia autorizada por la DIAN. 

Nota: En relación con las especificaciones de la numeración de los documentos de soporte, en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto DIAN ponga a disposición las citadas especificaciones, a través del servicio informático electrónico.

  • Debe haber una descripción específica del bien o servicio adquirido por el comprador.
  • También debe llevar al detalle el valor total de la operación. 

¡A tener en cuenta!

Para la DIAN, las cuentas de cobros no son documentos equivalentes válidos ya que no entra en la categoría de los que son documentos equivalentes. Por lo tanto, no pertenecen al grupo de Documentos de Soporte. 

Los documentos de soporte requieren de una solicitud enumerada como se hace con otros documentos (resolución POS, de factura electrónica y de talonario o de papel).

Y finalmente, recuerda que estos Documentos de Soporte puedes exigirlos y emitirlos actualmente en Colombia. Dicho procedimiento está habilitado desde el 15 de Agosto del 2020 como se indica  en la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020.

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