Desde que la facturación electrónica llegó a Colombia muchas empresas se encuentran con un alto volumen de emisión, lo que convierte la digitación, gestión, emisión y validación de documentos electrónicos en una misión ardua y compleja. Sin embargo, no esperes llegar a este punto de saturación en tu negocio y dale un orden a tus facturas con la una solución que automatiza la recepción de documentos electrónicos.
Este Sistema de recepción de documentos electrónicos es capaz de ayudarte a reducir el tiempo, a mejorar contundente el sistema de facturación convencional, a aumentar la seguridad, a optimizar el tiempo, y especialmente te ayuda a ahorrar gastos operativos.
Y finalmente, según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales desde Julio de 2022 todos los compradores de bienes o servicios a crédito, sin importar si son o no facturadores electrónicos, están obligados a enviar mensajes electrónicos de confirmación a los vendedores.
¿Qué es la recepción de documentos electrónicos?
Se le llama recepción de facturas electrónicas al proceso digital de recibir documentos tributarios mediante el cual un proveedor acredita que nos ha proporcionado un producto o un servicio a un precio determinado. Por lo que, la factura pasa a ser validada por la DIAN.
¿Por qué usar un sistema de Recepción de Documentos Electrónicos?
Una de las principales razones para usar un Sistema de Recepción de Documentos Electrónicos es evitar el error al momento de pagar tus facturas que han sido rechazadas por la DIAN. Además, si cuenta con el Sistema de Recepción de Facele podrá dejar de invertir tiempo en ingresar al portal de la DIAN para revisar sus facturas de compras.
Además, con la recepción de facturas electrónica no volverás a perder ninguno de tus documentos tributarios, ya que serán almacenados de forma segura y podrás consultarlos de forma ágil y rápida. Evitarás perder detalles importantes de las operaciones de tu negocio.
En resumen, automatizar el sistema de recepción de documentos electrónicos con Facele te permitirá aprobar y facturar pagos a proveedores en los plazos acordados por la DIAN. Además, nuestro sistema de facturación notifica y confirma al proveedor sobre la recepción de documentos electrónicos, lo que permite reducir la atención de la consulta y mantenerla en orden de forma segura.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar el sistema de recepción de documentos electrónicos?
Algunos de los beneficios de contar con un sistema de recepción de documentos electrónicos son:
- Ahorra tiempo y costos: Al poseer un sistema automatizado los procesos de validación y la introducción manual de las facturas recibidas, pasan a convertirse en tareas sencillas que no comprometen mayor esfuerzo y tiempo de tus colaboradores. Permitiéndote ahorrar costos en tu organización.
- Mayor eficiencia: La agilidad del sistema de recepción te permite la reducción de tiempo en la gestión de documentos electrónicos, lo que se traduce en una mayor eficiencia de la productividad de tus colaboradores.
- Evitar errores humanos: Con un sistema automatizado de recepción los errores humanos se ven marginados y no volverás a sufrir de retrasos provocados por una mala gestión de los documentos.
- Mayor trazabilidad: Con el sistema de recepción de documentos electrónicos, la pérdida de documentación deja de ser un riesgo. Facilitando la comunicación entre los proveedores y tu negocio.
- Más control: El sistema de recepción facilita la comunicación con los proveedores y permite conocer con exactitud el estado de tus facturas sin tener que estar ingresando al portal de la DIAN. Generando mayor control sobre la gestión de las facturas.
El sistema de recepción de Facele cuenta con dos elementos de gran utilidad. Uno para el almacenamiento de las facturas por el periodo de tiempo legal establecido en Colombia, por lo que tus documentos permanecerán seguros con nosotros. Y dos, con el diseño de una herramienta de búsqueda que te permitirá encontrar con exactitud las facturas en cuestión de segundos.
El Sistema de Recepción de Documentos Electrónicos es esencial para la transformación digital de tu negocio, para reducir costos y mejorar la eficiencia del tiempo de tus colaboradores. Es un complemento perfecto de nuestro Sistema de Facturación Electrónica que te permitirá resolverlo todo desde el mismo momento en que emites tus documentos.
¿Qué esperas? ¡Prueba ahora nuestro sistema de recepción y mantén tu negocio en perfecto orden!
