Lo primero que debes saber sobre el Documento de Soporte es que ya existía y estaba en vigencia. Lo más reciente es su implementación y desarrollo como Documento Electrónico que debe cumplir unas condiciones establecidas por la DIAN.
Dejando claro lo anterior, en Facele responderemos las preguntas más frecuentes sobre el Documento de Soporte Electrónico para que puedas desempeñar tus funciones correctamente sin intromisiones o sanciones por parte de las autoridades de Colombia. Entérate de todo a continuación.
Preguntas Frecuentes sobre el Documento de Soporte Electrónico
¿Qué es un Documento de Soporte?
Según la definición dada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se trata de un documento que es usado para acreditar la compra de un bien o servicio, y que, por lo tanto, debe generar el comprador cuando hace alguna transacción con un proveedor que no se encuentra obligado a expedir facturas de venta o algún documento equivalente.
¿Cuándo debo usar un Documento de Soporte Electrónico?
Este documento debe ser expedido por el comprador para documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN. Debe usarse específicamente cuando el vendedor o prestador de un servicio no está obligado a facturar.
¿Quiénes deben emitir el Documento de Soporte Electrónico?
Este documento es emitido única y específicamente por los compradores de un bien o servicio a un proveedor o persona no obligada a facturar electrónicamente.
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¿Para qué se emite el Documento de Soporte Electrónico?
Este documento sirve precisamente para que el comprador pueda tener evidencia, documentación, o soporte de una transacción con un vendedor de un bien o servicio que no está obligado a expedir factura de venta. En tal caso podrá presentar este documento para contabilizar, soportar costos, deducciones o impuestos descontables en sus procesos tributarios.
¿Quiénes están obligados a expedir Documentos de Soporte Electrónico?
Todos los contribuyentes que estén obligados a adquirir un bien o servicio cuando hacen compras o adquieran servicios de un proveedor NO obligado a expedir factura de venta.
¿Cuáles son los beneficios del Documento de Soporte Electrónico?
El beneficio de los Documentos de Soporte es que permiten documentar las operaciones se realizan con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente. De esta forma, el comprador podrá soportar adecuadamente costos, deducciones, o impuestos descontables en dichas adquisiciones.
¿Qué hacer si presenta inconvenientes con la emisión del Documento de Soporte Electrónico?
Si el inconveniente se debe a problemas tecnológicos por parte de la DIAN impide la trasmisión de la información para su validación, el sujeto dispondrá de un plazo máximo de 48 horas contando a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico.
Pero si el inconveniente se debe a problemas con problemas tecnológicos con tu proveedor o sistema propio los que impiden la transmisión de la información, podrás tramitar los documentos citados en un plazo máximo de 48 horas, contando a partir del día siguiente que se el problema haya sido solucionado. Además, deberás dejar un soporte sobre el inconveniente soportado para que disponga el agente regulador.
Con Facele puedes emitir tus Documentos de Soporte Electrónico o cualquier Documento Tributario Electrónico que te permita mejorar tu gestión contable y administrativa. Desarrollar un mejor proceso de ventas e impulsar tu empresa por medio de la optimización tecnológica.