¿Qué pasa si tu empresa no cuenta con un sistema ERP?

Publicado el 30 noviembre, 2020
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¿Qué pasa si tu empresa no cuenta con un sistema ERP?

 

En esta nueva década han surgido nuevas tecnologías que han influido contundentemente en el entorno haciéndolo más complejo y competitivo para las empresas. Muchas de ellas desconocen la eficiencia que tienen los programas en las organizaciones y es por esta razón que Facele te cuenta que podría sucederle a tu empresa si no cuenta con un sistema ERP.

¿Qué efectos podría sucederle a tu empresa si no cuenta con un Sistema ERP?

La implementación de un ERP es un gran recurso para cualquier empresa ya que sincroniza toda la información en un solo lugar mediante su software ejecutando así una eficiente organización de los múltiples departamentos y mejorando el éxito de los procesos.  

A pesar de la gran variedad de Software de ERP que ofrecen en el mercado, cada uno de ellos influye en el crecimiento de las organizaciones ayudándoles a planear, operar y administrar a través de la integración y estandarización de los procesos al interior del negocio. Además, permite hallar, buscar y guardar la información en tiempo real mejorando las prácticas de negocio. 

Pero entonces, cuáles son los problemas que tienen las empresas que se niegan a integrar a su sistema un ERP.

1. Carencia de la visibilidad y falta de control de la empresa

Muchas empresas prefieren adquirir programas y soluciones tecnológicas independientes para ordenar cada uno de sus departamentos de forma individual, pero aquel movimiento deja a la organización sin integralidad, pues cada uno almacena sus propios datos y ordena su información desconociendo los demás procesos que hacen parte de la empresa. 

En otras palabras, la organización empieza a carecer de información integral que le permite entender todo el panorama, ejecutar estrategias sinérgicas y completas, y tomar mejores decisiones. Es como tener un techo con diferentes filtraciones e ir tapando una a una con diferentes materiales, haciendo que el techo quede disparejo y desordenado. 

Un sistema ERP permite ordenar la información, almacenarla en un mismo lugar y por ende facilitar el control de la organización ofreciendo mayor visibilidad de todos los procesos de forma integral.

2. Problemas con los Inventarios y las existencias inexactas de productos

Las empresas que no cuentan con un ERP y hacen control del inventario de forma manual o a través de tablas de Excel siempre tendrán un gran porcentaje de error debido al factor humano, además de poseer información que no es exacta porque requiere de un gran esfuerzo para actualizarla, lo cual representa tiempo y riesgos de cometer errores. 

Además, si la empresa está en crecimiento seguramente adquirirá alguna solución contable que le ayude a almacenar los datos y controlarlos, sin embargo, estará desconectado de todas las necesidades de la organización e incluso existen muy pocos programas que también integren a la cadena de suministros, los proveedores y a los clientes. 

Sin embargo, aquellas empresas que cuentan con un software de ERP en su organización automatizan y simplifican los procesos asociados a los inventarios y los estados del Stock. 

Por si fuera poco, permite a los colaboradores contar con la información en tiempo real de la materia prima, de los procesos, de los productos despachados y de los productos terminados en cada momento con tan solo un clic, por mencionar solo algunas características. 

Y aún más importante, este programa también le permite a la empresa conocer los costos de las operaciones y la producción, lo que facilita la toma de decisiones o la planeación financiera del negocio, ayudando a establecer estrategias para mejorar la rotación del inventario y tener mayor control sobre los lotes caducados.

3. Problemas de comunicación

Una de los problemas más comunes en las organizaciones que afectan directamente su productividad es la comunicación que existe entre distintas áreas. Siendo en Colombia uno de los principales factores que influyen en la desorientación y desacierto de una compañía. 

Y este fenómeno ocurre debido a la falta de integridad que hemos mencionado antes, cada departamento opera de manera independiente y sólo se integran cuando sus responsables se reúnen en los comités directivos, sin embargo, tener constancia de los datos, almacenarlos, y permitirle a los empleados poder observar cómo interactúan los procesos permite mejorar el flujo de la información y hace la comunicación mucho más asertiva.

Los sistemas de ERP permiten que la comunicación sea integral y completa. Por ejemplo, es posible coordinar las áreas de finanzas, marketing y ventas al mismo tiempo y con esta relación aumentar la productividad de los tres departamentos. La comunicación y la información en tiempo real además ayudan a ofrecer respuestas rápidas y soluciones inmediatas a conflictos inesperados.

4. Retrabajo

Los ERP ayudan a automatizar procesos y evitan por ejemplo, dentro de una organización el mismo proceso se haga dos veces debido a la falta de comunicación y al no poseer la información en tiempo real. 

Además, se ahorra tiempo, costos y se vuelve más eficiente si tienes el apoyo tecnológico, de esta forma el empleado no debe estar acudiendo constantemente a complicados manuales o planillas que están en diversos documentos en diferentes carpetas.

5. Insuficiente información

Es quizás la información uno de los recursos más importantes en una empresa, y desgraciadamente muchas compañías –especialmente las que están en crecimiento–, no cuentan con una información coherente y ordenada sobre los procesos de su negocio. 

Por ejemplo, si el departamento de cuentas y la central de llamadas tienen acceso a dos bases de datos diferentes e independientes, lo más seguro es que los clientes no encuentren respuestas precisas y contundentes cuando acuden al servicio de atención para solicitar información. 

Ahora bien, parecieran fallas pequeñas e inofensivas, pero pueden convertirse en un gran conflicto que afectaría negativamente la imagen, los ingresos y la fidelización de los consumidores.

Mientras que adquiriendo un ERP tu empresa podría integrar toda esta información y le permitiría a cada departamento hallar una respuesta concisa y contundente para dar solución a diversos problemas de atención y poder responder adecuadamente a los clientes. 

En conclusión las soluciones basadas en ERP se convierten en una gran herramienta que permite ordenar, integrar, informar, proveer, y hallar información que se convierte en evidencia para mejorar y automatizar los procesos ahorrando costos y mejorando el funcionamiento y la sinergia de toda la organización.

Así que si estás pensando en soluciones integrales y tecnológicas para tu empresa en crecimiento, ésta sería una gran herramienta que Facele te recomienda si quieres optimizar los recursos en el futuro, ahorrar costos, y además automatizar las gestiones para aumentar la rentabilidad. 

Recuerda que Facele no solo es proveedor de facturación electrónica, también es tu socio estratégico que te brinda asesoría y acompañamiento en la mejora continua de tu empresa

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