El Certificado Digital es un aspecto de gran importancia para poder efectuar el proceso de la facturación electrónica ya que hace parte de las obligaciones que ha dispuesto la DIAN para los contribuyentes. Es por esta razón que debes saber lo importante que es para ti y tu empresa renovar la firma electrónica a tiempo. En este artículo Facele te explicara por qué y qué es lo que debes tener en cuenta.
¿Cuándo renovar la Firma Electrónica?
El tiempo de vigencia de la Firma Electrónica tiene un periodo de tres años desde el día que iniciaste el proceso de habilitación de tu instrumento electrónica. Este es un proceso que puedes hacer por medio de los servicios electrónicos que ofrece la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o bien, pues acudir a un proveedor tecnológico responsable y eficaz como Facele que te ayude con la tramitación y validación de todos los instrumentos que posee la Factura Electrónica.
Las 3 Causales más importantes para renovar la firma electrónica
Existen unas causales de suma importancia que te dictaminan la renovación de la firma electrónica:
1. Para extender la Vigencia:
Esta causal se refiere al momento en que requieras renovar tu firma electrónica en el caso de continuar siendo parte del profeso de facturación electrónica y estar bajo el marco legal de la DIAN. Este proceso de renovación debe empezar en cuanto se aproxime la fecha de vencimiento de tu IFE (Instrumento de Firma Electrónica).
2. Por vulneración de la seguridad:
Esta renovación debe ser inmediata si el subscritor siente que su seguridad está siendo vulnerada o manipulada de alguna forma. Es indispensable que no permita que pase mucho tiempo desde el primer altercado para evitar así posibles fraudes. Incluso, es posible sufrir sanciones ante la irregularidad de la factura electrónica en consecuencia de una indebida manipulación del IFE.
3. Por conflictos con la contraseña:
Existen muchísimos factores que podrían perjudicarte cuando no cuentas con un proveedor tecnológico responsable como Facele, y uno de los más frecuentes es la pérdida u olvido de la contraseña de tu IFE. Para recuperarla o modificarla tendrás que responder unas preguntas claves configuradas al momento de diseñar el instrumento, sin embargo, son muchos los casos donde se ha tenido que presentar un trámite de renovación completo.
Si no quieres que esto ocurra en tu empresa, lo mejor sería disponer de un proveedor tecnológico responsable que te respalda en todo momento. Facele es tu mejor opción, no lo dudes y llámanos.
¿En qué otros casos se deben realizar la renovación de la firma electrónica?
Existen otros casos por los cuales deberás presentar una renovación de la IFE por medio de la suscripción con el agente regulador DIAN, o por medio de proveedores facultados para brindarte este servicio.
Algunas de las otras causas son:
- En caso de que la empresa o el suscriptor haya cambiado de Identidad.
- En caso de que el suscriptor haya fallecido.
- En caso de no encontrarte entre los obligados conforme la normativa vigente, sin ser eximido por la DIAN de las obligaciones tributarias.
- En caso de que la seguridad del sistema de la DIAN se vea comprometido de alguna forma vulnerando así la confiabilidad de los datos.
- En caso de que exista una orden judicial.
- En caso de que exista algún daño que exponga la información del suscriptor.
- En caso de cambios dentro de la normativa.
- En caso de cambios en la política de seguridad establecida.
- Entre otras.
¿Cuánto es el tiempo establecido para renovar la firma electrónica?
Según lo establecido por la autogestión para la habilitación de la IFE, el tiempo estipulado es de aproximadamente veinte días calendario desde que parte tu solicitud de renovación. En caso de no cumplir con el debido proceso durante estos días, el sistema de manera automática te solicitará el reinicio de todo el proceso de renovación.
Finalmente, en caso de que el tiempo límite para tu renovación haya culminado o se te haya revocado la IFE de alguna forma, deberás nuevamente hacer la solicitud para tu renovación, solicitando el trámite de nuevo y cumpliendo con todo el proceso desde el principio.
Es una ardua tarea que podría quitarte tiempo y convertirse en un conflicto que te lleve a alguna sanción, es por esta razón que lo mejor para ti y tu empresa es poder contar con un proveedor tecnológico responsable, confiable, profesional y experto en temas de facturación electrónica para mantenerte al día, bajo la norma, y ayudándote a crecer.
Cuanta con nosotros, cuenta con Facele tu proveedor tecnológico ideal.