Desde el 2019 la facturación electrónica es obligatoria en Colombia y fue mucho lo que las PYMES como las Grandes Empresas tuvieron que aprender sobre este nuevo sistema en medio de sus implementaciones. Pero a pesar de la inexperiencia y la incertidumbre, logró convertirse en un elemento muy importante para las empresas contribuyendo fuertemente en la gestión comercial y tributaria de las empresas. En la actualidad, saber cómo emitir factura electrónica hace parte de los procesos comerciales de un buen negocio.
Pues bien, la implementación de la Facturación Electrónica es muy sencilla y al contar con ella puedes cumplir y garantizar las normativas tributarias del país, y simplificar todo el proceso contable de facturación. Y como hemos mencionado en otros artículos, impactará considerablemente en los costos operativos, ahorrándote gastos de impresión, almacenamientos y muchos más.
¿Cómo emitir Factura Electrónica Colombia?
Antes de poder empezar a trabajar con la factura electrónica, tendrás que contar con un Software de facturación, y para ello podrás contar con 3 alternativas distintas:
1. Portal de la DIAN: Un sistema gratuito que disponen todas las empresas pero que cuentan con algunas limitaciones en lo que respecta al soporte técnico, la atención, y la emisión de documentos en grandes volúmenes.
2. Un Software de Factura Electrónica: Una solución desarrollada por otras compañías como Facele que son expertos certificados en la emisión de cualquier tipo de Documento Electrónico Tributario.
En esta entrada de nuestro Blog también puede ver cuáles son las características más importantes que debe tener en cuenta a la hora de contratar un PROVEEDOR TECNOLÓGICO.
3. Y finalmente, puedes emplear un sistema propio. En otras palabras, esto implica desarrollar una herramienta desde cero, lo que significará una inversión de recursos económicos y de tiempo para su desarrollo.
Ahora bien, evidentemente la gestión comercial de tu negocio tendrá mayores ventajas si cuenta con un Software del mercado, ya que te permitirá acceder a una herramienta probada y validada con la capacidad de ajustarse a todas las necesidades de tu negocio. Y aún más importante, una herramienta diseñada por expertos como Facele dedicados al tema de Documentación Tributaria Electrónica.
¿Cómo registrarse para facturar electrónicamente?
Después de decidir cómo emplearas tu sistema de facturación electrónica tendrás que registrarte y habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN. Es un proceso con muchos pasos y pruebas que Facele gestiona para sus clientes facilitándoles la implementación.
Registro:
Esta etapa corresponde principalmente a la declaración como contribuyente en la que confirma la intención de ser facturador electrónico. Estos registros se hacen a través de la plataforma de la DIAN y sólo puede hacerla el representante legal del negocio.
- Se debe ingresar al portal de la de «Habilitación» y genera el token de acceso
- Luego debe formalizar el registro.
- Después tendrás que seleccionar el modo de operación.
- El sistema generará los rangos de prueba automáticamente y si son exitosos entonces, has cumplido con el proceso de «Registro».
Si adquieres el servicio de un Software de facturación electrónica de Facele esta gestión se llevará a cabo en un proceso sencillo y rápido por nuestros expertos.
Habilitación:
Si superas las pruebas con éxito entonces, seguirá el proceso de habilitación. Para ello tendrás que:
- Ingresar al portal «Facturando Electrónicamente» y genera de nuevo un token de acceso.
- Luego tendrás que seleccionar la fecha de inicio a facturar electrónicamente. Lo que en efecto hará que se actualice el RUT.
- Después, el sistema de información MUISCA, solicitará rangos de numeración de facturación electrónica y Talonario para revisar inconvenientes de tipo tecnológico del facturador.
- Finalmente tendrás que ingresar al portal «Facturando Electrónicamente» para que puedas asociar los rangos numeración de la Factura Electrónica.
- Por otra parte, la DIAN dictamina que los Talonario para inconvenientes de tipo tecnológico del facturador contingencia los debes asociar directamente en el software de facturación electrónica que hayas implementado.
Conoce los datos obligatorios en una factura electrónica
Entre las características esenciales de la Factura Electrónica según la DIAN es contar con la firma digital, la resolución de la factura electrónica que viene siendo una numeración para el documento.
Estos son los datos obligatorios en la factura electrónica de Colombia:
- Datos de encabezado. En estos datos se encuentra la identificación de la factura entre los que se encuentran el prefijo y consecutivo que serían la numeración del documento, y la información completa tanto del emisor como del receptor.
- Detalle por Ítem. Son los datos que especifican la cantidad, el valor, los descuentos y recargos, los impuestos y los impuestos adicionales, así como también el valor neto por cada producto o servicio vendido.
- Datos Comerciales: son todos los datos que respecta a los acuerdos de venta que se realizará, la forma de pago, la fecha de vencimiento, el medio de pago, el tipo de moneda.
- Debe llevar sí o sí, la firma electrónica.
Sin embargo, hay formas de simplificar todos estos trámites y requerimientos mediante la integración que constituye una solución completa para la factura electrónica y la emisión de cualquier otro Documento Electrónico Tributario (DTE). Nuestro sistema cumple con todos y cada uno de los requisitos exigidos por la DIAN mediante un Software completo, sencillo e intuitivo, capaz de agregar valor a la gestión comercial de tu empresa.