Explicaremos en qué consiste el ACUSE de RECIBO y por qué es obligatorio para la DIAN. Así como su interacción con los demás eventos que corresponden a la recepción de facturas electrónicas.
¿Qué es el ACUSE DE RECIBO?
El ACUSE DE RECIBO es uno de los eventos más importantes en el proceso de recepción de Facturas Electrónicas en Colombia. Consiste, como su nombre lo indica, en generar la evidencia que demuestre que la factura electrónica fue recibida.
Después de generar el ACUSE DE RECIBO se generan otros dos eventos que hacen parte de todo este proceso, como la notificación por correo electrónico y la aceptación o reclamo de la factura.
Basados en esto, es importante comprender cómo estos eventos son indispensables para para la DIAN y por qué son necesarios para el sistema RADIAN y la adquisición de Facturas como título valor.
Aquí puedes encontrar más sobre las facturas electrónicas como título valor.
¿Cuáles son las tres actividades que se suman en la recepción de facturas electrónicas?
Los eventos establecidos por la DIAN para los procesos de Recepción de Facturas Electrónicas son tres:
- Acuse de Recibo: factura recibida y qué es obligatoria por parte de la DIAN.
- Recibo del bien o servicio: producto o servicio recibido y que es obligatoria.
- Aceptación expresa de la factura o Reclamo.
En conjunto estos eventos son indispensables para tramitar y procesar las facturas electrónicas en RADIAN y puedan convertirse en títulos valor.
¿Para qué sirve el ACUSE DE RECIBO y los otros eventos de la DIAN?
1. Por medio de RADIAN y el Acuse de Recibo se tiene derecho a la deducción y al impuesto descontable de IVA por parte del comprador, pero solamente aplicaría a facturas electrónicas a crédito.
En otras palabras, el cuerpo de la factura debe indicar que se trata de una factura a crédito. Si, por el contrario, la factura indica que es de contado, no tiene nada que hacer con el registro de RADIAN, ni con los acuses de recibo.
Es indispensable tener claro que: las facturas que se hacen como contado a pesar de que se les otorgue algunos días de plazo para el pago, no operan de ninguna forma en RADIAN ni en el acuse de recibo.
Sin embargo, si la factura se indica que es a crédito, así sea tan sólo por un (1) día, operaría opcionalmente por RADIAN y serán obligatorios los acuses de recibo y la aceptación de la factura.
2. No siempre que se vende a crédito es obligatorio registrar las facturas en el RADIAN por parte del vendedor. Es importante entender que este tema es exclusivo de las personas que venden a crédito y que desean que sus facturas se puedan negociar para obtener una liquidez en sus negocios.
3. Cuando la factura sea a crédito es obligatorio realizar dos (2) acuses de recibo: Uno para la factura electrónica a crédito, y el segundo, por el recibo de los bienes y servicios entregados. El no emitir estos dos acuses de recibo tiene como consecuencia que la factura no sea objeto de costo o deducción y mucho menos descontable del IVA.
4. Desde el 13 de julio de 2022 inició obligatoriamente la exigencia de los acuses de recibo de las facturas y de los productos o servicios. Sin embargo, no existe prohibición o restricción que durante los días posteriores se puedan realizar estos procesos. La norma no establece un límite para realizar el procedimiento de estos eventos.
5. La norma también establece que luego del segundo evento, que corresponde al de recibido de los productos o servicios, el comprador tiene hasta tres (3) días para la aceptación expresa de la factura electrónica. En este tiempo, el comprador puede realizar entonces, las reclamaciones pertinentes.
Además, debe tener en cuenta qué luego de la aceptación expresa o tácita de la factura no se podrán realizar reclamaciones o notas de crédito.
Por eso, lo recomendable al no existir un límite de plazo establecido para realizar el segundo acuse de recibo, es mejor no efectuarlo si no se está seguro del recibo completo y en calidad de los bienes o servicios.
6. Los vendedores que emitan una factura a crédito podrán opcionalmente registrar la factura en el RADIAN luego de que se establezcan los eventos por parte del comprador, junto a su aceptación expresa o tácita de la factura.
7. Todo acuse de recibo de la factura, de los bienes y de los servicios, así como la notificación y aceptación expresa, se deberá llevar a cabo en cualquiera de las siguientes plataformas:
- Software propio
- Facele como Proveedor tecnológico autorizado.
- Plataforma de la DIAN
8. Con estas medidas y nuevas resoluciones se pretende ayudar a evitar la evasión, dado que imposibilita la emisión y recepción de facturas fraudulentas a crédito que nunca se pagan buscando apelar a la deducción y el posible descuento del IVA.
9. Por su parte, el mecanismo del acuse de recibo beneficia a los vendedores cuando se trata de cobrar vía judicial de una factura realizada a crédito. Además, sirve como prueba en el proceso judicial al contar con un registro de las facturas ante la DIAN.
En Facele estos eventos son procesos automáticos que se conectan directamente con la DIAN. Somos expertos en la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos y proveedores tecnológicos autorizados.
Si quiere más información sobre este tema o cualquier otro del mundo de la Facturación Electrónica y la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos no dude en escribirnos a nuestro número de whatsappp +57 315 444 4152
