5 respuestas sobre la recepción de Facturas Electrónicas

Publicado el 28 agosto, 2020
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Recepcion de facturas electrónicas

Existen muchas preguntas frecuentes que rodean la recepción de las facturas electrónicas, ya que las empresas pasan de gestionar estos documentos de forma análoga por medio de impresiones, máquinas registradoras o talonarios, a almacenamientos digitales más innovadores gestionados por un mismo programa tecnológico como los que ofrece Facele para las empresas.

 

Facele te da 5 respuestas contundentes sobre la recepción de Facturas Electrónicas

 

1 ¿Se puede usar el correo electrónico para la recepción de facturas electrónicas?

Con la nueva tecnología es indispensable para las empresas contar con un sistema de facturación electrónica, lo que permite tanto a los proveedores como a los consumidores tener una recepción de las facturas electrónicas en su correo electrónico.

Las empresas que desean implementar la factura electrónica deben registrar por medio de la DIAN o proveedores autorizados como Facele un correo electrónico para la recepción de las facturas.

Alguna de las características básicas que pueden variar dependiendo del sistema con el que cuentes son:

Asuntos:

  • NIT del Facturador Electrónico.
  • Nombre del Facturador Electrónico.
  • Número del Documento Electrónico.
  • Código del tipo de documento.
  • Nombre comercial del facturador.
  • Línea de negocio.

Archivos Adjuntos:

  • Archivos tipo ZIP con un contenedor electrónico.
  • Un PDF con la representación gráfica de la factura.

Y puede tener un peso máximo de dos megas.

2. ¿Es obligatoria la recepción de las Facturas Electrónicas?

Todos aquellos que adquieran servicios o productos ya sean facturadores electrónicos o clientes están obligados a recibir la factura a través de un correo electrónico válido y veraz.

Por otra parte, los demás adquirientes tienen también la opción de recibir la representación gráfica de la factura, es decir, que podrán recibir el documento de forma física.

Ahora bien, está obligación tiene muchas ventajas, una de ellas es la disminución de impuestos. En últimas, significa que para poder deducir los costos o gastos, o simplemente descontar impuestos de la compra de un producto o servicio, la compra debe ser soportada por medio de la Factura Electrónica.

Por lo tanto, es importante conocer los calendarios de implementación de la Factura Electrónica para poder exigirla en las compras.

3. ¿Si se posee un sistema de Factura Electrónica es necesario imprimir la factura?

Para los facturadores ya no es necesaria la factura impresa, ya que es suficiente poseer el archivo en formato XML con la validación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Las empresas al poseer los servicios de un proveedor tecnológico responsable y de confianza como Facele, la factura electrónica es aprobada en cuestión de segundos por la DIAN ya que debido a su interoperabilidad ambas entidades cuentan con una conexión directa.

Esto quiere decir que la factura electrónica se ingresa automáticamente al sistema contable de la empresa, permitiéndole a los empresarios y emprendedores monitorear y analizar los estados de ingresos y costos de su negocio en tiempo real y de forma inmediata.

4. ¿Los consumidores deben recibir la factura electrónica?

Según lo establecido por el artículo 618 del Estatuto Tributario en Colombia, todos los compradores están obligados a pedir su factura, es decir, es una exigencia de la ley que sea tramitada y ofrecida al consumidor. Por lo tanto, cada uno de los clientes debe recibir su oportuno documento.

Sin embargo, con la llegada de la Factura Electrónica no es necesario recibir un tiquete de una máquina registradora, ya que si el comprador lo exige o lo desea, puede pedir en su lugar el documento de forma digital a través de su correo electrónico.

5. ¿Se puede usar en las declaraciones tributarias la factura en papel?

Actualmente en Colombia existen dos excepciones para usar las facturas en papel o por medio de talonarios.

  • La primera excepción se debe a que la empresa aún no se ha ingresado como facturador electrónico ante la DIAN, y aún no se le ha vencido el calendario que lo obliga a migrar a esta herramienta.
  • La segunda excepción se debe a una falla del sistema o del proveedor tecnológico que le impida hacer de alguna forma la facturación de forma electrónica, Pero está falla debe ser reportada y constatada por el agente regulador en las próximas 48 horas para así validar las facturas que están por fuera del sistema.

Finalmente, si la empresa no hace parte de estas dos excepciones no podrá usar documentos diferentes a la factura electrónica para descontar impuestos, costos o gastos en las declaraciones tributarias.

La recepción de la Factura Electrónica es un tema que puede preocupar especialmente a aquellos que están dando los primeros pasos a la transformación digital del país. Es por este motivo que Facele reconoce que es un asunto que compete tanto a empresas como a consumidores, ofreciendo así la mayor seguridad, responsabilidad y diligencia para convertirse en tu proveedor tecnológico ideal.

Contáctanos y convierte la factura electrónica en una fortaleza para tu negocio.

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